Notitie Wet Bestuur Toezicht Rechtspersonen

De Wet Bestuur Toezicht Rechtspersonen, WBTR is er gekomen om misstanden te voorkomen en verenigingen en hun bestuursleden te beschermen. Alle verenigingen, grote en kleine, moeten bestuurlijk professioneler worden. Om dat te bereiken, zijn regels gemaakt en ingesteld. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk als hun vereniging zich niet aan de nieuwe wet houdt. Bestuursleden moeten gaan vastleggen wat zij hebben gedaan om problemen te voorkomen.

In deze notitie heeft het bestuur van de NDBF vastgelegd hoe zij de WBTR heeft geimplementeerd. Per onderwerp zijn de gemaakte afspraken of genomen beslissingen beschreven.

Goed bestuur

De WBTR stelt dat bestuursleden van verenigingen bij het vervullen van hun taak het belang van de vereniging voorop moeten stellen. Dat betekent dat het bestuur verantwoordelijk is voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de vereniging.

Goed bestuur gaat over de volgende thema’s:
1. Handelen in verenigingsbelang
2. Integer en transparant handelen
3. Goed vastleggen van doelen en organisatie
4. Goed regelen en vastleggen van verenigingsfinanciën
5. Zorgvuldig omgaan met investeringen
6. Voorkomen van fraude en onenigheid
7. Bewust omgaan met risico’s voor de vereniging

Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende goed bestuur te voldoen aan de wet WBTR:

1. Wij hebben afgesproken dat alle NDBF-bestuursleden zullen handelen in het belang van de drakenbootsport. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de NDBF) als extern (in relatie met derden).

2. Wij gaan bewust om met NDBF gelden en zullen die gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

3. Bij aankopen stellen wij het belang van de drakenbootsport voorop. In situaties die van belang zijn voor de drakenbootsport, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de drakenbootsport.

4. Wij handelen transparant. Dat betekent dat wij belangrijke beslissingen met onze leden communiceren en laten zien hoe we tot die beslissingen zijn gekomen.

5. Wij streven actief naar het tegengaan van bestuurlijke onenigheid. Daarom houden wij geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursbijeenkomsten aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en zijn inzichtelijk voor de leden.

6. Wij streven actief naar het tegengaan van fraude. Daarvoor werken we met (meer)jaren plannen, hanteren we het vier-ogen principe bij grotere uitgaven, hebben we een kascommissie die de boekhouding controleert en leggen we verantwoording af in een (financieel) jaarverslag.

7. Wij hebben een meerjarenplan waarin de lange termijn doelen van de NDBF staan en hoe we die willen bereiken. Daarnaast werken we met jaarplannen. De (meer)jaren plannen worden in de najaars algemene ledenvergadering ter beoordeling aan de leden voorgelegd.

8. Het vier-ogen-principe hanteren wij bij uitgaven boven EUR1000. Dat betekent dat in die gevallen altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft naast de penningmeester tenminste één ander bestuurslid direct inzage in de actuele financiële stand van zaken.

9. Wij hebben een kascommissie die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden in de voorjaars algemene ledenvergadering.

10. Wij publiceren jaarlijks een (financieel) jaarverslag waarin het bestuur verantwoording aflegt over het gevoerde (financieel) beleid. Het (financieel) jaarverslag wordt in de voorjaars algemene ledenvergadering ter beoordeling aan de leden voorgelegd.

11. Wij vallen onder de code Goed sport bestuur. Wij voldoen aan de eisen van deze governance code.

Aansprakelijkheid van bestuursleden
Wanneer kan een bestuurder aansprakelijk zijn?
In drie verschillende situaties kan een bestuurder te maken krijgen met aansprakelijkheid:

1. De vereniging zelf (dus de 1 of meerdere leden en of bestuurders van de vereniging) kan een bestuurder aansprakelijk stellen voor schade als gevolg van onbehoorlijk bestuur. Dan is de bestuurder dus mogelijk aansprakelijk richting de vereniging.
2. Een derde persoon/instantie/bedrijf buiten de vereniging kan een bestuurder bij onbehoorlijk bestuur aansprakelijk stellen. Dan is de bestuurder mogelijk aansprakelijk richting deze derde.
3. Een bestuurder kan aansprakelijk worden gesteld bij faillissement.

Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende aansprakelijkheid van bestuursleden te voldoen aan de wet WBTR:

1. Huidige bestuursleden

• Wij zorgen er als bestuur voor dat de huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de NDBF.

• Wij hebben afgesproken dat wij als bestuurders:
• Bij het uitvoeren van onze bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
• Handelen conform de wet en de statuten van de NDBF.
• Ons houden aan de afspraken zoals neergelegd betreffende ‘Goed bestuur’.
• Jaarlijks met de leden de financiële toestand van de NDBF bespreken.
• Tegenstrijdig belang voorkomen (zie Tegenstrijdig belang).
• Voldoen aan de administratieplichten.
• Geen overeenkomsten aan gaan die de NDBF niet kan nakomen.
• Zorgen dat de NDBF voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

2. Nieuwe bestuursleden

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
• De financiële toestand van de vereniging.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten.
• De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.

3. Aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
• Decharge van de bestuurstaken door de (bijzondere) algemene ledenvergadering.
• De vastlegging van het neerleggen van de bestuursfunctie in de notulen van de (bijzondere) algemene ledenvergadering.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.

• Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 hebben we afgesproken dat wij:
• Deze afspraken éénmaal per jaar te controleren op actualiteit.
• Met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.

Tegenstrijdig belang
Wat is een tegenstrijdig belang?
Van een tegenstrijdig nelang is sprake als een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft bij een bepaalde beslissing en moet kiezen tussen dat eigen belang en het verenigingsbelang,

Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende tegenstrijdig belang te voldoen aan de wet WBTR:

1. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.

2. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.

3. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.

4. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.

5. Onze statuten bepalen dat bij een tegenstrijdig belang van het gehele bestuur de beslissing wordt doorverwezen naar de Algemene Ledenvergadering (NDBF-statuten artikel 19, lid 12).

6. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
I. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de NDBF enerzijds en een bestuurder en/of relaties van een bestuurder anderzijds.
II. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
III. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de NDBF ten behoeve van een bestuurder.

7. Wij hebben afgesproken deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.

Afwezigheid bestuursleden
De WBTR verplicht om in de statuten te voorzien in een regeling voor gevallen van belet of ontstentenis van alle bestuurders.
• Met het begrip ontstentenis wordt in het algemeen bedoeld dat “een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn”.
• Met het begrip belet wordt in het algemeen bedoeld dat een “bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen”.
Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende afwezigheid van bestuursleden te voldoen aan de wet WBTR:

1. Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.

2. Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald in verband met belet of ontstentenis van een van de bestuursleden, blijft het bestuur bevoegd tot uitoefening van al zijn taken en bevoegdheden. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene ledenvergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats(en) aan de orde komt. In geval van belet of ontstentenis van alle bestuursleden, wijst de algemene vergadering zo spoedig mogelijk ten minste drie vervangende bestuursleden aan (NDBF-statuten artikel 8, lid 12).

3. Wij hebben afgesproken deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.

Meervoudig stemrecht
Bij meervoudig stemrecht kan een bestuurslid (of kunnen meerdere bestuursleden) meer dan één stem uitbrengen.

Volgens de WBTR mag een bestuurder meer stemmen hebben dan een andere bestuurder. Maar het is niet toegestaan dat één persoon meer stemmen heeft dan 50% van alle stemmen. Hierdoor zou deze persoon namelijk altijd de meerderheid van stemmen hebben. Dit vindt de wetgever ongewenst.

Dit gaat ook op voor situaties waarin een bestuurder voor bepaalde onderwerpen meer dan 50% van de stemmen heeft. Dat is dus niet toegestaan.

Als bestuur van de NDBF hebben wij het volgende vastgesteld aangaande meervoudig stemrecht:

1. Het meervoudig stemrecht is bij de NDBF niet van toepassing (NDBF-statuten artikel 19 lid 5).

Toezicht
De WBTR legt de taken en bevoegdheden van toezichthouders binnen verenigingen vast. Dat betekent ook dat toezichthouders aansprakelijk kunnen zijn als ze die taken niet goed uitvoeren.

Als bestuur van de NDBF hebben wij het volgende vastgesteld aangaande toezicht:

1. De NDBF kent alleen een bestuur, geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).

2. De NDBF heeft een dagelijks bestuur en een bondsbestuur. Aangezien het bondsbestuur geen toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als een RvT/RvC in de zin van de WBTR.

3. De commissies binnen de NDBF kwalificeren NIET als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.

4. De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn: Commissies, Werkgroepen, Raden, Kringen, Regio’s, Afdelingen, Vrijwilligers.

Bindende voordracht
Met de invoering van de WBTR leidt de voordracht van slechts één kandidaat voor een bestuursfunctie direct tot een benoeming als dit in de statuten is opgenomen. Dit heet de “bindende voordracht”.

Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende bindende voordracht te voldoen aan de wet WBTR:

1. Een bestuurslid wordt kandidaat gesteld op voordracht van het bondsbestuur of van ten minste drie verenigingen en/of individuele leden (NDBF-statuten Artikel 8, lid 5).

2. De NDBF kent geen bindende voordracht.

3. NDBF-bestuursleden worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering.

Raadgevende stem
De WBTR verplicht verenigingen om bestuurders en commissarissen een raadgevende stem te geven in de algemene ledenvergadering. Een raadgevende stem houdt in dat een bestuurder de gelegenheid heeft of krijgt bij een algemene ledenvergadering een advies te geven aan de leden.

Als bestuur van de NDBF hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om betreffende raadgevende stem te voldoen aan de wet WBTR:

1. Wij nodigen altijd alle NDBF-bestuurders uit voor een algemene ledenvergadering.

2. Wij staan NDBF-bestuurders toe om tijdens de algemene ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten van de algemene ledenvergadering zoals de WBTR dat voorschrijft.

3. Wij hebben afgesproken de afspraken over de raadgevende stem jaarlijks te bekijken om te zien of deze correct worden gevolgd.

2008-2021 © Copyright NDBF - Nederlandse Draken Boot Federatie